Cómo vender entradas online para tu evento
Una guía paso a paso para organizadores: qué preparar, cuánto cobrar, cómo entregar las entradas y cómo controlar la puerta el día del evento.
1. Antes de vender: lo que tienes que decidir
Antes de abrir la venta, ten claras cuatro cosas. La primera es la fecha y la hora, con el lugar exacto: si el evento cambia de sitio o de día después de vender, tendrás que avisar a todos y devolver a quien no pueda ir, así que no abras la venta hasta estar seguro.
La segunda es el aforo. Pregunta al local cuántas personas entran de verdad y pon ese número como tope, no uno más optimista. Si vendes más entradas que lugares, el problema lo ves en la puerta, con la fila mirándote.
La tercera son los tipos de entrada. Lo más simple funciona mejor: una general y, si hace falta, una VIP o una de mesa. Cada tipo nuevo es una pregunta más para quien compra y un número más que controlar tú. Si necesitas una entrada que deje pasar a varias personas, por ejemplo una mesa, piensa en una entrada grupal con un solo QR.
La cuarta es el medio de cobro. Decide cómo quieres que te paguen antes de publicar, porque sin eso no puedes vender. Más abajo vemos las opciones y qué cambia con cada una. En ParyGo el medio de cobro se pide antes de publicar un evento que cobra, justo para que no te quedes con la página lista y sin forma de recibir el pago.
2. Precios y preventas
Un precio único es fácil de explicar, pero una preventa te ayuda a vender temprano y a saber cuánta gente va a venir. La idea es sencilla: las primeras entradas cuestan menos y el precio sube en fechas que tú defines. Quien compra antes ahorra y tú recibes el dinero con tiempo para pagar sonido, local y artistas.
Dos o tres fases bastan. Más que eso confunde y obliga a explicar cada cambio. Ponle a cada fase una fecha de cierre clara y que la diferencia de precio se note, porque si la preventa cuesta casi lo mismo nadie siente urgencia por comprar.
Lo importante es que el cambio de precio no dependa de ti. En ParyGo la preventa cambia sola de precio en la fecha que elijas: no tienes que entrar a editar a medianoche, y el precio que se cobra siempre lo calcula el sistema, nunca el navegador de quien compra.
Si trabajas con promotores, un código de descuento por persona te dice quién trae ventas sin tener que preguntarle. Ponles un código a cada uno y mira al final cuántas entradas salieron con cada código.
3. Dónde vender: tu propia página o una plataforma con catálogo
Hay dos caminos. En el primero publicas tu evento en una plataforma grande que reúne eventos de muchos organizadores. Ahí hay público que ya entra a buscar planes, pero tu evento comparte la vitrina con muchos otros, la página lleva la marca de la plataforma y, en general, ellos cobran las entradas y te entregan el dinero después, descontando su parte.
En el segundo camino vendes desde una página propia, con tu nombre, tu logo y tu link. El público llega porque tú lo traes: desde tu Instagram, tu WhatsApp o tus promotores. Pierdes la vitrina del catálogo, pero ganas control sobre la marca, sobre el precio final que paga la gente y, sobre todo, sobre el dinero.
La pregunta práctica es de dónde viene tu público. Si ya tienes una comunidad que te sigue, una página propia es suficiente y te deja una marca reconocible para el próximo evento. Si necesitas que te descubran desconocidos, un catálogo puede sumar. Muchos organizadores usan su página propia como base y no dependen de nadie para vender.
ParyGo es del segundo tipo: cada organizador tiene su página en tumarca.parygo.com y no hay catálogo con eventos de otros.
4. Cobrar sin perder el control del dinero
Lo primero que conviene mirar es a dónde va el dinero y cuándo. Si una plataforma cobra por ti, el pago pasa primero por ella y tú esperas a que te liquide. Si el pago va directo a tu cuenta, lo recibes tú y puedes usarlo en cuanto llega.
Con ParyGo el dinero de tus entradas va directo a tu cuenta: ParyGo cobra por evento y no toca lo que vendes. Según tu país, tu público paga con el medio local que tú actives, como Yape, Nequi o Bizum, o con una transferencia, y en dólares, euros y pesos mexicanos también puede usarse PayPal.
Los medios con comprobante funcionan así: el comprador paga, sube la captura de su comprobante y tú lo apruebas desde tu panel. Mientras tanto la entrada queda reservada. Cuando apruebas, el QR le llega al correo. Es un paso manual, pero te deja revisar que el dinero realmente entró antes de entregar nada, y puedes darle ese trabajo a alguien de tu equipo con un permiso solo para aprobar pagos.
Un consejo de organizador: si vas a vender con comprobante, revisa tus pagos varias veces al día durante la venta. Una persona que pagó y espera su entrada ocho horas se pone nerviosa y te escribe por WhatsApp.
5. Entregar las entradas
Una entrada tiene que llegar rápido y ser fácil de mostrar. Lo mejor es un código QR enviado al correo de quien compró, que también pueda guardar como imagen en su celular. Así no depende de buscar un correo con mala señal en la puerta.
Que tu público no tenga que crear una cuenta ni bajar una app ayuda mucho: cada paso extra es gente que se cae antes de pagar. Compra con su correo y listo. Si pierde el mensaje, pide el reenvío él mismo desde tu página, sin escribirte.
Piensa también en las entradas que no se cobran: invitados, prensa, cortesías. Cada uno debería tener su propio QR, que entra una sola vez, en lugar de una lista de nombres en papel que se desordena a las once de la noche.
6. La puerta: donde se gana o se pierde la noche
Aquí se nota si organizaste bien. El escáner de ParyGo funciona en el navegador del celular, en iPhone o Android, y tu equipo no instala nada: abre el escáner, entra con su cuenta y empieza a validar.
Cada persona del equipo puede tener un permiso distinto: quien escanea en la puerta, quien aprueba pagos y un socio que solo mira el panel. Dale a cada quien solo lo que necesita.
Si alguien llega con una entrada que ya se usó, el escáner lo avisa en pantalla. Por eso un QR reenviado por WhatsApp no entra dos veces: pasa el primero que llega a la puerta y el segundo se queda afuera.
El escáner valida cada entrada en el momento, así que en la puerta necesitas internet: buena señal o un wifi para tu equipo. Ábrelo un rato antes de que llegue la gente y lleva siempre un celular de reserva con batería.
7. Eventos privados y entradas gratis
No todo evento es una discoteca con venta abierta. Para un cumpleaños o una reunión puedes crear un evento privado: hasta 200 entradas, con su propia página y su QR en la puerta, y se paga una sola vez por ese evento.
Si tu evento es gratis, igual conviene pedir un registro: cada persona saca su entrada con su correo y llega con QR, así sabes cuántos van a venir y evitas que se te llene el lugar de gente que nadie contó.
Cuando quieras repartir muchas entradas gratis, por ejemplo a una comunidad, puedes compartir un solo link para que cada persona saque la suya, con un tope por persona para que nadie se lleve diez. También puedes crear entradas privadas que no aparecen en tu página y solo se ven con un link que tú compartes.
8. Checklist final antes de publicar
Repasa esta lista con calma el día antes de abrir la venta:
- Fecha, hora y lugar confirmados, con la dirección o el link de mapa.
- Aforo real y un tope de entradas que lo respete.
- Tipos de entrada simples y con nombres que se entiendan.
- Fechas de cierre de cada preventa y diferencia de precio visible.
- Medio de cobro activado y probado con una compra tuya.
- Alguien asignado para aprobar pagos, si cobras con comprobante.
- Flyer y descripción claros, con lo que incluye cada entrada.
- Equipo de puerta invitado, con su cuenta ya probada en un celular.
- Escáner abierto con buena señal antes de que llegue la gente.
- Un plan para quien pierda su entrada: el reenvío desde tu página.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo conviene abrir la venta?
Lo antes posible una vez confirmados fecha, lugar y aforo. Una preventa con tiempo de anticipación te da liquidez para pagar los gastos del evento y te muestra cuánta gente va a venir.
¿Mi público necesita una cuenta o una app para comprar?
No. Compra con su correo y recibe su entrada con QR ahí. Si la pierde, pide el reenvío desde la página.
¿Puedo probar antes de pagar un paquete?
Sí. Puedes empezar con una prueba gratis de un evento con hasta 10 entradas y ver cómo se arma todo.
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